Причины внесения изменений в приказы Советник

Приказ по основной деятельности

Вспомним: приказ по основной деятельности – это распорядительный документ, издаваемый руководителем организации в условиях единоначалия с целью донести до подчиненных свое управленческое решение. Или решения.

Инвентаризационной комиссии провести инвентаризацию до 10.03.2017.

Очевидно, что в первом случае приказ будет считаться «отработанным», то есть закрытым в делопроизводстве, уже 11 марта. При условии, конечно, что комиссия выполнит задание в срок. А во втором случае приказ не имеет срока выполнения и будет действовать, пока его не отменят.

Кстати: и первый, и второй приказ будут подшиты в одно и то же дело. Не нужно беречь регулярные приказы в отдельной папке, потому что они не закрыты делопроизводством. Не нужно также не сдавать на хранение папку приказов за год, потому что в ней есть такие незакрытые приказы. Все приказы по основной деятельности хранятся вместе, и после окончания года отправляются в архив.

Порядок применения приказа

В ходе деятельности организации могут возникнуть ситуации, требующие внесения корректировок некоторые пункты действующего в настоящее время приказа, который был принят в ранее, при этом следует учитывать все имеющиеся факторы.

Причины внесения изменений в приказы Советник

С юридической точки зрения в некоторых случаях лучшим решением может быть издание нового приказа, при этом действие старого документа необходимо отменить, основанием для этого будет приказ об отмене приказа.

На практике внесение изменений в приказ может быть оказаться весьма целесообразным вариантом, если это не противоречит нормам закона. Так если издается новый приказ, то с ним необходимо ознакомить всех затрагиваемых лиц в организации, а при изменении ранее изданного приказа можно осведомить об изменении лишь тех лиц, кого они касаются.

К подобным событиям, которые могут повлечь за собой необходимость внесения изменений в приказ могут относиться изменения в личных сведениях сотрудников, изменения в штатном расписании, смена должностных лиц в организации, вступление в силу определенных правовых актов, увольнение и прием новых сотрудников.

Об изменении факторов, влияющих на работу организации и требующих корректив может быть сообщено руководителю по заявлению, либо по служебной или докладной записке. Эти документы могут быть предоставлены руководителями структурных подразделений, либо ответственными (заинтересованными лицами). Руководитель на основе изложенной информации изучает суть дела и выносит свое распоряжение для того, чтобы внести необходимые изменения в работу фирмы.

Вновь изданный документ должен быть завизирован руководителем и зарегистрирован в журнале (книге) регистрации приказов. Лица, попадающие под действия документа должны быть ознакомлены под роспись – это могут быть как отдельные сотрудники, так и весь коллектив в целом. Некоторые документы, которые не допускают внесения изменений, могут требовать издания новых документов взамен старым.

Законодательство не определяет сколько изменений в приказ может быть внесено, однако следует рационально подходить к данному вопросу. Так например, вносить изменения в приказ о внесении изменений довольно нелепо, да и может возникнуть путаница в таком порядке документов.

Поэтому все документы должны быть зарегистрированы в журнале регистрации приказов в хронологическом порядке с кратким указанием вносимых изменений, чтобы любой руководитель или сотрудник мог знать о том, какой из документов является актуальным на данный момент.

Как внести изменения в приказ?

Изменения в приказ вносятся путем издания нового приказа. Оно оформляется и регистрируется в обычном порядке. Привожу примеры.

В связи с уходом в отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет секретаря Западного филиала ООО «АБВ» Селивановой Марии Петровны

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Внести следующее изменение в приказ от 17.05.2012 №52 «О назначении ответственных за хранение документов в филиалах»:

«1.1.4. в Западном филиале – Медведева Ирина Викторовна».

  1. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

В целях оптимизации процедуры проведения экспертизы ценности документов ООО «АБВ»

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Дополнить приказ от 15.12.2015 «О создании экспертной комиссии» следующим пунктом:

«2.4. Директор по производству».

В целях регламентирования процессов делопроизводства ООО «АБВ»

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Отменить приказ от 24.08.2013 «О ведении делопроизводства» с 01.03.2017.

(Этим же приказом можно утвердить и ввести в действие Инструкцию по делопроизводству).

Причины внесения изменений в приказы Советник

В связи с изменением организационной структуры ООО «АБВ» и объединением филиалов

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Отменить п.п. 1.1.1. и 1.1.3. приказа от 17.05.2012 №52 «О назначении ответственных за хранение документов в филиалах».
  2. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:  Узнай задолженность по налогам. Проверь и оплати без регистрации.

Помимо порядка внесения изменений в распорядительные документы и правил их оформления в организации также необходимо определить, каким образом в дальнейшем будет производиться учет этих изменений. Очевидно, что при работе с распорядительными документами необходимо иметь однозначную и непротиворечивую информацию о том, когда и какие изменения в них были внесены.

При использовании в организации системы электронного документооборота (СЭД) данная проблема решается довольно легко – внесением в электронные регистрационные карточки измененных распорядительных документов соответствующих отметок, а также простановкой ссылок на документы, которыми в них были внесены изменения.

Если в организации используется журнальная форма регистрации документов, то в журнале (бумажном или электронном) следует предусмотреть дополнительную графу, в которой по мере внесения изменений в распорядительные документы организации будет указываться необходимая информация.

От того, насколько четко и подробно будет описана процедура внесения изменений в распорядительные документы организации, зависит не только количество времени, затрачиваемого на подготовку документов, вносящих изменения в ранее изданные, но и количество ошибок, допускаемых работниками организации в связи с использованием в своей деятельности неактуальных версий документов.

Главное, о чем важно помнить!

  • Внесение любых, даже самых незначительных, исправлений непосредственно в текст подписанного документа не допускается.
  • Внесение изменений в распорядительные документы организации возможно только путем издания соответствующих документов.
  • Как правило, изменения в распорядительный документ вносятся документом такого же вида, т.е. в приказ изменения вносятся приказом, в распоряжение – распоряжением и т.д.
  • Изменения в распорядительный документ могут вноситься двумя способами:
    • Для этих целей может специально издаваться отдельный документ.
    • В распорядительный документ, издаваемый по какому-либо вопросу, могут включаться положения о внесении изменений в ранее изданные документы.
  • Помимо порядка внесения изменений в распорядительные документы и правил их оформления в организации также необходимо определить, каким образом в дальнейшем будет производиться учет этих изменений.

Внесение изменений в распорядительные документы организации

И. Н. Мелещеня, главный эксперт-методист консалтинговой группы «ТЕРМИКА»

Как составить приказ о внесении изменений в приказ

• произошедшие изменения в отраслевых нормативных правовых актах, делающие невозможной дальнейшую работу по старому алгоритму (элемент неожиданности);

• утрата необходимости в установленном приказом рабочем процессе (фактор вариативности);

• введение другого, более подробного и полного регламента (если, например, один процесс регулировался несколькими приказами, а теперь на смену им пришла одна инструкция или другой локальный нормативный акт, фактор «стремления к оптимизации»).

Приказ — это локальный нормативный акт, который издаёт руководитель организации, чтобы урегулировать отдельные направления работы организации. Например, для утверждения штатного расписания, должностной инструкции, состава комиссии. Вопросов, которые решаются распоряжениями руководителей, достаточно много.

Нередко возникает ситуация, когда ранее утверждённые нормы устаревают, меняются и требуют редакции. Руководитель может пойти двумя путями:

  • отредактировать старый документ — переписать отдельные положения и утвердить новым распоряжением;
  • отменить ненужные положения и выпустить взамен актуальное распоряжение.

Второй вариант кажется логичнее, но на практике зачастую оказывается, что в одном приказе зафиксированы несколько положений, из которых поменять надо только одно. В таком случае отменять документ целиком и заменять новым нецелесообразно: гораздо проще внести точечные поправки.

Правила оформления приказов об изменении приказов

Если отдельные положения ранее утверждённого приказа устарели, можно изменить их, не отменяя документ

Как вносить изменения:

  1. Используйте фирменный бланк организации. Обязательно указание наименования организации, даты и адреса.
  2. Документу присваивается номер в порядке общего документооборота.
  3. Наименование — «Приказ о внесении изменений в приказ №… от …». Указывают номер и дату редактируемого документа.
  4. В преамбуле формулируют причину редакции. Как правило, используются очень формальные предложения. Например, «с целью привести штатное расписание компании в соответствие с современными потребностями».
  5. Прописными буквами «ПРИКАЗЫВАЮ».
  6. Далее отдельными пунктами перечисляются все поправки. Указывается пункт старого документа и его новый вариант прочтения.
  7. Одна правка — один пункт. Так документ будет проще читать и исполнять.
  8. Если распоряжение издаётся на основании какого-либо документа, информацию о нём надо указать отдельной строчкой. Например, если документ меняют из-за изменившейся фамилии сотрудника, упомянутого в старом акте «Основание: копия свидетельства о браке Ивановой М.В.».
  9. Акт завершается подписью руководителя.
  10. Если содержание локального акта предполагает, что для его вступления в силу необходимо ознакомление части сотрудников, делают строку «Ознакомлены». Это необязательно.

Таким образом, отредактировать документ довольно просто. Обычно эту работу выполняет делопроизводитель (или сотрудник на аналогичной должности) или личный помощник руководителя. Документ вступает в силу с момента подписания, если в его тексте не указан другой срок. Количество изменений одного нормативного акта не ограничено: фактически директор может редактировать распоряжения каждый день (вопрос только в том, насколько это целесообразно).

Образец приказа об изменении приказа

Если изменений много, допускается вынести их в отдельное приложение

Мы выяснили, что подготовить приказ об изменении другого документа довольно просто. Однако на практике оказывается, что трудности вызывает не форма документа, а формулировки причин и правок. Составители не знают, как корректно обозначить, почему документ меняется или не могут отредактировать пункт. Рассмотрим несколько наиболее распространённых примеров.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:  Отметка в трудовой книжке о судимости Советник

«С целью повысить мотивацию сотрудников отдела продаж и привести их оплату труда в соответствие с современными рыночными условиями, приказываю в распоряжении №25-н пункт 3 изложить в новой редакции: «оклад менеджера отдела продаж составляет 18 тысяч рублей».

«В целях оптимизировать производственный процесс приказываю внести изменения в акт №3-р от 21 марта 2017 года… пункт 1 читать в новой редакции: «На предприятии устанавливается 5-дневная рабочая неделя, понедельника по пятницу, с 10:00 до 19:00 часов с обеденным перерывом 45 минут, время которого сотрудники выбирают самостоятельно».

Предположим, руководитель хочет внести изменения в распоряжение об утверждении сроков командировки.

«В целях утверждения нового плана работы заместителя начальника сектора продаж, приказываю в приказе №321-к от 29 февраля 2018 года, в пункте 3 слова «на 5 дней» заменить на «на 5 рабочих дней».

[us_single_image image=”5199″ size=”medium” align=”right” animate=”fade” animate_delay=”” onclick=”lightbox”]Данный документ не имеет специально утвержденной и разработанной формы, поэтому его следует оформлять на фирменном бланке организации содержащем ее наименование, полный адрес и реквизиты. Приказ также должен содержать сведения о дате его оформления и месте, документу должен быть присвоен очередной номер, в соответствии с хронологией регистрации их в журнале регистрации приказов.

Основной особенностью документа является то, что в его название необходимо названия сведения и реквизиты ранее изданного приказа, который подлежит корректировке. В преамбуле следует отразить причину вызвавшую необходимость внесения изменений, например, «В связи со сменой фамилии главного бухгалтера» или «в связи со сменой ответственного лица» и т.п.

В распорядительной части отражается новую и старую редакцию конкретного пункта, который подлежит изменению. В некоторых случаях можно внести дополнения к старой версии нормативного акта, например, в случае необходимости расширения круга обязанностей определенному лицу или увеличить полномочия и т.д.

Если признается недействительной какая то часть документа, то это также отражается в документе, которым вносят коррективы, при этом должно быть назначено ответственное лицо, контролирующее и отвечающее за исполнения вводимых корректив. Ниже указывается основание, которое повлекло к изданию такого приказа, это может быть служебная или докладная записка, или же заявление ответственного сотрудника. Данный документ (или его ксерокопия) может быть приложен в качестве приложения.

Ниже приказ подписывается руководителем компании, при этом его личные данные и должность должны быть расшифрованы и указаны в тексте. Далее сотрудники должны быть ознакомлены с новым приказом под роспись в установленные сроки, при этом необходимо также расшифровать их ФИО, подпись и поставить дату подписания документа.

Если изменение нормативного акта связано с появлением нового работника, то имеет смысл ознакомить его с первоначальным документом, о чем также должна свидетельствовать его роспись. Это действие особенно важно, если незнание первоначального документа будет нарушать целостность картины. Указание о таком ознакомлении может быть выделено в отдельном пункте нового документа.

Текст распорядительного документа о внесении изменений, как и любого другого распорядительного документа организации, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части необходимо привести обоснование внесения изменений. В качестве обоснования может выступать:

  • ссылка на законодательный акт, нормативный правовой акт вышестоящей организации или изданный самой организацией документ, принятием которого вызвано внесение изменений;
  • цели, которые преследует внесение изменений;
  • факты или события, послужившие причиной внесения изменений.

В связи с принятием Федерального закона от 29 декабря 2010 г. № 437-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О некоммерческих организациях» и отдельные законодательные акты Российской Федерации»…

Во исполнение постановления Правительства Москвы от 14 апреля 2009 г. № 289‑ПП «Об упорядочении выдачи документов органами исполнительной власти города Москвы и подведомственными им организациям»…

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:  Публикация о ликвидации ООО в Вестнике госрегистрации в 2019 году

В соответствии с пунктом 3 приказа от 12 сентября 2011 г. № 63 «Об утверждении инструкции по делопроизводству»…

В целях приведения приказов генерального директора в соответствие с действующим законодательством…

В целях совершенствования системы защиты персональных данных работников…

В связи с изменением структуры и штатной численности Финансового департамента…

Внести в распоряжение финансового директора от 20 ноября 2008 г. № 86-фр «Об утверждении Положения о премировании работников Финансового департамента» следующие изменения:…

Внести в приказ от 11 января 2010 г. № 1 «Об утверждении Правил внутреннего распорядка» (в редакции приказа от 12 февраля 2011 г. № 12) следующие изменения:…

Основные требования к текстам распорядительных документов о внесении изменений таковы:

  • вносимые в документы изменения должны излагаться последовательно:

Регистрация изменяющих приказов

Приказы, изменяющие ранее изданные – это обычные приказы, в них нет ничего особенного. Регистрируются и хранятся они тоже в общем порядке. В частности:

  1. Им присваиваются очередные номера. Если последний приказ был №245, то новый, изменяющий приказ, будет №246. Никаких «/1», «/а» и т.п. быть не должно.
  2. Если приказ вносит изменения в приказ от прошлых лет, то это все равно приказ от этого года: приказ от 21.02.2017 №246 вносит изменения в приказ от 17.05.2012 №52, и ничего сверхъестественного в этом нет.
  3. Изменяющий приказ подшивается в дело тоже в общем порядке, вслед за крайним приказом. Не нужно помещать его к кому приказу, который он изменяет, тем более за прошлые годы.
  4. В заголовке к тексту приказа надо поставить ссылку на изменяемый приказ, например:

О внесении изменений в приказ от 17.05.2012 №52 «О назначении ответственных…»

Внесены изменения приказом от 21.02.2017 №246.

6. Тоже очень облегчает жизнь: найти изменяемый приказ и прямо на него приклеить стикер с такой же отметкой.

Приказ об отмене приказа: когда составляется

Признать утратившим силу приказ…

Считать утратившим силу приказ…

Аннулировать приказ…

Первая и вторая формулировки встречаются чаще, но и третья вполне жизнеспособна.

Признать утратившим силу пункт… приказа…

И обязательно всегда пишем, какого именно приказа, указывая его дату, регистрационный номер и заголовок к тексту (см. пример ниже).

Если из приказа исключается какой-либо пункт, то нумерация всех последующих пунктов не меняется и не «подтягивается» вверх, а остается прежней.

Алгоритм работы, когда мы готовим приказ об отмене приказа, следующий:

  • подготовить проект нового документа;
  • обеспечить процедуру согласования нового документа. Идеально, если в списке сотрудников, что ставят визу (подписи) те же должностные лица, что были согласующими в отменяемом приказе;
  • приказ об отмене приказа подписывается генеральным директором;
  • проходит традиционную процедуру регистрации – регистрируется как новый, самостоятельный приказ, никаких «/1» к старому номеру быть не должно;
  • с новым приказом проходят процедуру ознакомления все нужные работники.

Нюансы

Если руководитель вносит какие-либо коррективы (изменяет, дополняет и т.п) в ранее утвержденный локально-нормативный акт, то на данном документе лучше всего ставить пометку о том, что он действует в новой редакции, с указанием реквизитом нового документа, чем делать запись об изменении.

При внесении большого количества дополнений и изменений в действующее положение их лучше всего будет оформить как приложение к приказу, а в самом тексте указать перечень корректировок со ссылкой на первоначальный документ.

Связываем старое и новое

В журнале регистрации нужно связать между собой новый и старый приказы. Как именно – зависит от того, как у вас регистрируются документы.

Отменен приказом от…. №…. «О….».

В электронном журнале делаем то же самое, но еще и ставим гиперссылки.

В СЭД связываем между собой регистрационные карточки.

Приказ об отмене приказа – смотреть образец (PDF)

Статья о том, как внести изменения в приказ по основной деятельности.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Adblock
detector