Акт приема-передачи документов при смене директора

Оформление передаваемых документов

При перемещении любых документов должен составляться акт приема – передачи, который фиксирует факт передачи документов от одного работника к другому, либо сдачу в архив на хранение.

Этот документ имеет юридическую силу при наличии всех положенных реквизитов, главными из которых являются подписи сдающей и принимающей стороны, а также комиссии при ее наличии.

Законодательство обязывает составлять акт только в нескольких случаях. Основной, это передача товарно-материальных ценностей и бланков строгого учета.

В прочих случаях акт составляется по желанию сторон, что бы придать процедуре юридический статус.

Перед передачей документы должны быть оформлены согласно правилам делопроизводства. Дела, которые уже закончены должны быть сшиты и пронумерованы, первой страницей должна идти опись.

Все прочие документы должны быть сформированы в папки и дела, распределены в хронологическом порядке и иметь все необходимые реквизиты, такие как дата и номер при необходимости.

Обязанность увольняющегося или фактически прекратившего трудовые отношения с фирмой директора передать документы новому руководителю не закреплена на уровне общеотраслевых федеральных нормативных актов. Вместе с тем данная обязанность зафиксирована:

  • в части передачи документов бухучета — положениями п. 4 ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
  • в ст. 24 закона «О банках…» от 02.12.1990 № 395-1 — однако юрисдикция данных норм распространяется только на кредитно-финансовые правоотношения.
  • в п. 10.5 «Основных правил работы архивов», отраженных в решении Коллегии Росархива от 06.02.2002 (обязательны для государственных организаций).

Кроме того, Арбитражный суд Свердловской области в решении от 21.01.2014 № А60-34604/2013 обязал ответчика — бывшего руководителя фирмы передать вверенные ему документы новому директору организации. Суд установил, что требование о передаче документов должно предъявляться бывшему генеральному директору, а при смене директора печать, учредительные, бухгалтерские и иные документы должны передаваться вновь избранному руководителю организации. Апелляция оставила решение арбитража в силе.

Таким образом, в локальных нормативах организации правомерно закрепить положения, регламентирующие обязательную передачу документов от бывшего руководителя новому.

Для чего нужен акт передачи дел при смене директора?

При смене руководителя организации передача документов, до того находящихся в распоряжении предыдущего директора, — типичная процедура, проистекающая из логики корпоративных правоотношений. Как правило, речь идет об оригиналах соответствующих документов, и если предыдущий руководитель не передаст их новому — восстановить их во многих случаях крайне сложно. Особенно если это документы, относящиеся к следующим категориям:

  • учредительные (регистрационные);
  • первичка;
  • лицензии и разрешительные документы;
  • доверенности;
  • международные договоры.

Факт передачи указанных источников фиксируется в отдельном акте приема-передачи документов при смене директора организации. Он составляется в 2 экземплярах.

1. Бывшим (увольняющимся) и новым руководителем.

Но в этом случае может возникнуть проблема: с момента передачи документов увольняющийся руководитель может утерять фактический доступ к необходимым сведениям и не сможет полноценно исполнять еще актуальные обязанности.

2. Бывшим (увольняющимся) руководителем и его заместителем (штатным или назначенным).

Акт приема-передачи документов при смене директора

В этом случае необходимые сведения еще действующий директор может запрашивать у заместителя, у которого будет доступ к документам. После выхода нового директора на работу заместитель может сразу же передать ему полученные документы (как вариант — с помощью аналогичного по структуре акта).

Если это необходимо, акт может дополняться различными приложениями, например:

  • ксерокопиями важнейших документов (они также могут заверяться передающей и принимающей стороной);
  • описями документов (соответственно, в самом акте могут приводиться ссылки на описи).
ПОДРОБНЕЕ:  Документы для алиментов: перечень документов необходимых для взыскания

Когда он применяется

Акт приема передачи документов желательно составлять в следующих случаях:

  • перемещение документов из одного структурного подразделения в другое;
  • передача документов от одного должностного лица другому;
  • передача товарно-материальных ценностей;
  • передача документов при смене юридического статуса компании.

Этот перечень не является исчерпывающим.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то

проще всего

это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

Он идеально подходит для ИП или ООО на

УСН

,

ЕНВД

,

ПСН

,

ТС

, ОСНО.

Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов.

Попробуйте и Вы удивитесь

, как это стало просто!

Структура и содержание

Составление акта приема-передачи документов при смене директора – это типичная процедура, связанная с особенностями корпоративных отношений. Часть документации восстановить крайне трудно, поэтому факт передачи тщательно фиксируется. Принимающая сторона должна уделить большое внимание проверке учредительных документов, лицензий, доверенностей, договоров. При необходимости к акту прикладывают ксерокопии наиболее важных бумаг и описи документов.

Прямая обязанность генерального директора передавать документацию по акту нигде не зафиксирована. Однако, в п. 4 ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ указано, что при смене руководителя компании необходимо обеспечить и передачу бухгалтерских документов. Порядок передачи каждая организация определяет самостоятельно. Положения, регламентирующие обязательную передачу документации от бывшего гендиректора к новому, следует закрепить в локальных нормах организации.

Акт может составляться на бланке организации, где вверху указывается полное наименование организации.

Затем идет наименование акта, например акт приема-передачи документов отдела кадров.

Ниже ставится дата и место составления акта.

Далее идет основная часть акта, указываются все участвующие стороны.

Для перечисления документов лучше составить таблицу, в которой предусмотреть колонки для наименования документов, их количества, желательно предусмотреть колонку для примечаний.

1. Закрепляющие основные перечни документов, подлежащих передаче от бывшего директора к новому (заместителю).

В данные перечни могут входить, как мы отметили выше:

  • учредительные (регистрационные) документы;
  • первичка;
  • лицензии и разрешительные документы;
  • доверенности;
  • международные соглашения.

Акт приема-передачи документов при смене директора

Также можно определить такие категории:

  • бухгалтерская документация (та, что находится в распоряжении непосредственно генерального директора);
  • ценные бумаги, векселя и прочие финансовые документы;
  • свидетельства о праве собственности и иные правоустанавливающие документы;
  • прочие документы (например, докладные и служебные записки, внутрикорпоративные отчеты).

2. Регламентирующие составление директором, передающим свои полномочия, акта, в котором в соответствии с основными перечнями, также установленными Положением, будут передаваться документы.

Данный акт, как мы отметили в начале статьи, составляется в 2 экземплярах: первый отдается бывшему директору, второй — новому (или заместителю директора).

3. Регламентирующие дополнение директором акта приема-передачи документов различными приложениями.

Локальный норматив может дополняться положениями, устанавливающими должностную обязанность секретаря директора содействовать своему начальнику в подготовке акта и приложений.

1. Информационный блок, в котором отражаются:

  • дата, место составления акта;
  • Ф. И. О. увольняющегося директора;
  • Ф. И. О. нового директора (заместителя).
ПОДРОБНЕЕ:  Особенности регулирования труда несовершеннолетних работников

2. Блок, в котором отражаются действия, удостоверяемые актом: передача увольняющимся директором и прием новым документов, связанных с финансово-хозяйственной деятельностью организации.

3. Блок с перечнем передаваемых документов (по категориям, которые отражены в Положении).

Данный блок оптимально представить в виде таблицы, столбцы которой отражают:

  • порядковый номер позиции;
  • наименование передаваемых документов (номера описей по группам передаваемых документов);
  • число листов передаваемых документов (количество документов в описях);
  • необходимые примечания.

4. Блок с подписями:

  • лица, передающего полномочия и документы;
  • лица, принимающего полномочия и документы.

В некоторых случаях данный блок может быть дополнен подписями главного бухгалтера и иных компетентных лиц. Кроме того, есть вероятность, что акт потребуется заверять подписью нотариуса. Рассмотрим, какими факторами это может быть обусловлено.

Особенности процесса в различных ситуациях

Форма акта приема-передачи документов не установлена на законодательном уровне. Каждая организация имеет право разрабатывать ее по своему усмотрению. В документ обязательно следует включить такие реквизиты:

  • его полное наименование;

  • дату и место составления;

  • наименование фирмы;

  • состав комиссии (при ее назначении);

  • подробный перечень документов, передающихся от одного физического лица другому;

  • присвоенные регистрационные номера документов, дел и т.п.;

  • Ф.И.О. и подписи лиц (кто сдал, и кто принял);

  • подписи членов комиссии.

При составлении акта приема-передачи бухгалтерских документов значительное внимание надо уделить бумагам, которые передаются в оригинале. В акте обязательно делают отметку об этом. Если сторона, которая приняла финансовую документацию, утратит какой-нибудь документ и попытается обвинить в этом другую сторону – в суде всегда можно доказать свою правоту. Рекомендуется также снимать копии всех передаваемых бумаг.

Архивное хранение

В данной ситуации оформление документов зависит от того куда они сдаются на хранение. В большинстве организации имеется свой архив и лицо ответственное за него.

Дела долгого срока хранения должны быть прошиты и пронумерованы. Документы со сроком хранения менее 10 лет допускается хранить в скоросшивателях.

Лицо, сдающее документы на хранение сдает их по акту ответственному за архив лицу.

При ликвидации организации создается комиссия, которая в том числе отвечает за передачу дел на хранение в государственный архив. Это довольно трудоемкая работа, поскольку в государственной системе делопроизводства есть свои стандарты, которые обязательно должны быть выполнены для приема дел на хранение.

При продаже и реорганизации, комиссии образуются с двух сторон. Это может быть и одна комиссия, но в нее обязательно должны входить представители обеих сторон.

При смене руководителя и учредителя организации создается комиссия по приемке-передаче всей числящейся за ним документации.

Как правило, это учредительные документы и печать организации. Если уже назначен новый руководитель, то все дела передаются ему, если же нет, то ответственность за сохранность этих документов несет комиссия.

Самый распространенный и в то же время самый простой случай, когда составляется акт приема – передачи дел, это увольнение должностного лица и передача всей его документации другому.

При процедуре банкротства любой организации назначается арбитражный управляющий, который и ведет все дела до полного закрытия компании. Документы в этом случае должны быть переданы на хранение в государственный архив.

Для того, что бы правильно осуществить процесс приема-передачи документов, прежде всего нужно знать, какие документы должны быть в наличии, в том или ином случае.

Как правило, они должны быть прописаны в номенклатуре дел, либо в учетной политике организации.

Передавая бухгалтерские документы от одного лица другому нужно учитывать, имеются ли среди них бланки строгой отчетности.

ПОДРОБНЕЕ:  О предоставлении федеральным государственным гражданским служащим единовременной субсидии на приобретение жилого помещения (с изменениями на 3 июля 2019 года)

При их наличии и передаче лучше составлять отдельный акт, поскольку они являются материальной ценностью, также желательно, чтобы их передача осуществлялась комиссией, а не только принимающей и передающей стороной.

При передаче кадровых документов их лучше скомпоновать по наименованию и срокам хранения, то есть те документы, которые подлежат хранению 75 и более лет складываются отдельно, все прочие отдельно.

В процессе приемки-передачи также можно отобрать документы подлежащие уничтожению, к ним относятся, например приказы по кадровой работе, которые хранятся от 3 до 5 лет. Эти документы можно занести в отдельный акт.

Чистые бланки трудовых книжек лучше передать отдельным актом, как материальные ценности.

Основными документами любой организации являются учредительные документы, поэтому их передача должна осуществляться с особой тщательностью.

Отдельное внимание при передаче таких документов нужно уделить гербовой печати.

Порядок оформления

Законодательство не устанавливает форму акта приемки – передачи документов. Но в практике делопроизводства сложилась определенная форма данного документа.

Основные реквизиты акта приема-передачи:

  • наименование организации;
  • наименование документа;
  • дата и место составления;
  • вводная часть, в которой указывается лицо сдающее документы, лицо, их принимающее и состав комиссии при ее наличии;
  • перечень документов с указанием числа;
  • подписи всех участвующих в приемке-передаче.

Акт составляется либо непосредственно в процессе подсчета вручную, либо сначала составляется черновик, который затем перепечатывается и подписывается всеми членами комиссии.

Передача документов по акту: нюансы

Речь идет о следующих нюансах:

1. Поскольку увольняющийся генеральный директор имеет статус материально ответственного лица (ст. 277 ТК РФ), то перед передачей документов ему нужно провести инвентаризацию имущества и бумаг, удостоверяющих имущественные права организации (п. 22 Методических указаний по приказу Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н), например ценных бумаг, векселей.

2. Одновременно с инвентаризацией имущества полезно инициировать аналогичную процедуру в отношении всех передаваемых документов. Если каких-то документов будет недоставать, сведения об этом можно отразить в акте или в отдельном приложении к нему (собственно в нем же могут фиксироваться результаты инвентаризации документов).

3. Подтверждение подлинности и комплектности переданных документов может быть осуществлено с привлечением третьих лиц, например главного бухгалтера, финансового директора. При этом они могут осуществлять указанные действия как члены специальной комиссии (порядок ее созыва также может регламентироваться локальным нормативом). В составе комиссии могут присутствовать и иные специалисты — например, документовед, бухгалтер.

Бывает, что компетенций нового генерального директора недостаточно для того, чтобы определить подлинность или комплектность того или иного финансового документа — в этом случае без привлечения специалистов фирмы (иногда и независимых экспертов) не обойтись.

В свою очередь, подпись на акте нового генерального директора (заместителя), удостоверяющая факт получения им документов от бывшего, а также подпись главного бухгалтера может заверяться присутствующим нотариусом.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Adblock
detector