Как грамотно составить служебную записку

Особенности составления докладной записки

Пример написания любого документа сегодня можно найти в Сети, при составлении официального обращения, необходимо основываться на главных правилах и рекомендациях по составлению деловой корреспонденции.

Основным требованием является то, что в документе недолжно быть личного мнения гражданина, а также, различных приукрашиваний, текста с эмоциональной окрашенностью, угроз.

Крайне важна грамотность составления обращения, не допускается использование просторечий и разговорных выражений. Рапорты и служебные записки составляются по специальным шаблонам и имеют, обычно, следующую структуру:

  • данные о составителе и получателе документа;
  • краткое изложение сути вопроса;
  • подпись исполнителя и дата обращения.

С учетом того, при каких обстоятельствах будет подан документ, в форму добавляются некоторые дополнительные элементы. О том, как пишется служебная записка, подробнее будет рассказано дальше.

Основное назначение ясно из названия: служебная записка — это внутренний документ, обращение, с помощью которого можно проинформировать руководство о происшествии, требующем внимания и реакции. Адресуется документ руководству, которое в дальнейшем принимает решение: как реагировать на поступившую информацию, какие принять меры вплоть до дисциплинарного наказания, взыскания и увольнения.

Есть много случаев, когда пишется докладная, пример: неисполнение должностных обязанностей, некорректное поведение. Причины и форма написания в законодательных актах не регламентируются.

Обычно пишется в случаях:

  • наличия споров производственного или административного характера — при необходимости вмешательства руководства для урегулирования;
  • проявления инициативы работников относительно улучшения деятельности компании, производственного процесса, например для внесения рационализаторских предложений;
  • при несогласии работника со спорным, по его мнению, решением руководства;
  • при наличии длительной конфликтной ситуации — для изложения своей позиции;
  • создания отчета о каком-либо этапе деятельности — чтобы доложить о результатах работы;
  • нарушения работником трудовой дисциплины, например при отказе выполнять свои обязанности, — для привлечения внимания руководства;
  • неправомерного делегирования полномочий — для обеспечения реагирования руководства;
  • происшествий, которые повлекли или могли повлечь вред работникам или материальный ущерб имуществу работодателя;
  • достижения работником значительных результатов, на которые руководству нужно, по мнению менеджера среднего звена, обратить внимание, например для премирования работника за успешный труд.

Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины

Это один из наиболее распространенных видов служебных записок. К ней прибегают, когда хотят уведомить о несоблюдении правил и норм рабочего процесса, например об опозданиях на работу или игнорировании распоряжений администрации. Такой документ может стать инициативным, то есть когда коллектив или один из его представителей больше не хочет мириться с поведением коллеги и обращается к начальству с просьбой воздействовать на сотрудника.

Бывают ситуации, когда докладная на сотрудника просто необходима. Это случается, если по указанию руководства ежедневно составляются отчеты о соблюдении режима работы. Если кто-то пришел с обеда позже или самовольно ушел с работы на час раньше, ответственное за контроль лицо должно будет сообщить об этом. Согласно ст.

193 ТК РФ, перед применением административного взыскания руководитель должен взять объяснительную у сотрудника. Это обязанность администрации, при неисполнении которой решение о наказании может быть признано незаконным. Служебная записка чаще всего становится основанием для написания объяснительной — это один из наиболее распространенных способов получения руководством информации о нарушении дисциплины или отказе от исполнения кем-либо из работников своих обязанностей.

Специфика докладной

Этот вид служебной информации, в отличие от других типов записок, адресуется исключительно вышестоящим должностям, уполномоченным лицам, начальству – то есть людям, принимающим реальные решения. Информация, содержащаяся в такой записке, как раз и призвана вызвать к жизни какое-либо действие, какое именно – зависит от цели докладной и содержащихся в ней сведений и предложений.

Докладная предназначена для передачи сведений «по вертикали», а служебная записка передает информацию между равными по статусу работниками. В отличие от докладной, служебная записка не предусмотрена ОКУД. Пишется работником по собственной воле.

Объяснительная записка также направляется «по вертикали», но кардинально отличается целью, заявленной в самом названии документа: объяснить ту или иную сложившуюся ситуацию, чтобы решить вопрос о виновности или невиновности сотрудника. То есть, как и в докладной, представитель вышестоящей должности побуждается к принятию решения, но это решение касается только дисциплинарных нарушений. В ОКУД имеет свой код, как и докладная. Пишется по требованию начальства.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Докладная записка, в зависимости от обстоятельств, может быть написана по собственной инициативе либо по указанию уполномоченных лиц. Этот документ несет юридическую силу.

Что можно считать невыполнением должностных обязанностей

У каждого работника есть определенные должностные обязанности. Это четко обозначенный в должностной инструкции или трудовом договоре перечень действий, которые работник должен выполнять. При устройстве на работу до гражданина должна быть донесена его трудовая функция, работодатель вправе требовать ее исполнения в полном соответствии с инструкцией или договором.

Как грамотно составить служебную записку

Если обязанности не исполняются, это является нарушением договоренности между сторонами. О невыполнении или отказе от выполнения обязанностей непосредственный руководитель работника или любой другой сотрудник вправе доложить администрации предприятия для принятия решения. Для этого и нужна докладная записка о невыполнении должностных обязанностей, образец такого документа может быть разработан в организации в качестве шаблона (можно воспользоваться примером из нашей статьи).

В то же время, согласно ст. 142 ТК РФ, работник может приостановить свою трудовую деятельность и не исполнять трудовую функцию при невыплате заработной платы, и это не будет считаться нарушением договора, так как нет встречного обеспечения. В соответствии со ст. 142 ТК РФ, это допустимо при задержке оплаты более чем на 15 дней, обязательное условие — письменное извещение администрации.

Конкретные образцы докладных записок

Главное назначение докладных – проинформировать руководство и побудить к дальнейшим действиям. Конкретные функции, которые может выполнять докладная записка, могут быть различными:

  • урегулирование возникшей проблемы производственного или административно-хозяйственного характера;
  • рационализаторские предложения по улучшению производственной деятельности;
  • донесение до руководства мнения по поводу принятого решения (чаще всего таким образом выражается несогласие);
  • объяснение своей позиции при возникновении конфликтной ситуации с коллегами или непосредственным начальством;
  • регулярные отчеты о ходе выполнения работ;
  • жалобы в случае отказа сотрудников выполнять распоряжения непосредственного начальства;
  • разбирательство по поводу неправомерного делегирование обязанностей;
  • доведение до сведения руководства информации о нарушении трудовой дисциплины и распорядка;
  • информация о происшествиях, в результате которых произошли или могли произойти материальные утраты или физический вред;
  • положительные моменты, на которые нужна реакция руководства.

Если рассматривать этот вид служебной документации с разных позиций, можно выделить несколько наиболее часто употребляемых разновидностей докладных.

  1. Содержание. В зависимости от того, какие именно сведения содержит докладная, можно выделить:
    • информирующая – доносящая до начальства необходимые для принятия решения сведения, например, о ходе работ, о возникших нюансах, способах действий; как правило, подается регулярно вплоть до завершения проекта;
    • отчетная – докладывает о завершении какого-либо этапа работ для получения дальнейших указаний и, при необходимости, нормализации ситуации;
    • инициативная – автор вносит свои предложения на основании сообщенных им сведений.
  2. Адресат. От того, кому именно направляется докладная, зависит ее вид:
    • внешняя – направляется руководству другого учреждения;
    • внутренняя – адресована вышестоящим лицам внутри организации.
  3. К СВЕДЕНИЮ! Для внутренней и внешней докладных характерна существенная разница в оформлении: для последних обязателен бланк организации.

  4. Факты. Информация, доносящаяся до сведения руководства, требующая принятия незамедлительных мер, чаще носит негативный характер. Но случается, что нужно известить начальство и об особенных успехах сотрудника. Тип докладной зависит от изложенной в ней ситуации:
    • нарушении трудового распорядка и дисциплины;
    • невыполнении или недостаточном выполнении должностных обязанностей;
    • допущении оскорбления чести и достоинства, недопустимого поведения, провоцировании конфликтов;
    • выдающиеся достижения, достойные награды и пр.

Практика закрепила несколько типов докладных, наиболее часто встречающихся в обиходе организаций. Рассмотрим их особенности и приведем примеры составления.

Такой документ является официальным подтверждением дисциплинарного проступка сотрудника. Для того, чтобы стало возможным наложение на него дисциплинарного взыскания, руководство нужно уведомить о нарушении. Для этого и используется данный тип докладной. В нем содержатся сведения о проступке и просьба о принятии соответствующих мер.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:  Обязательное медицинское страхование это

Пример докладной о нарушении трудовой дисциплины

Как пишется докладная записка на сотрудника

Главное правило служебки — четко описать, что произошло и кто в этом виноват. Если нарушена техника безопасности, руководству надо сообщить, кто это допустил, когда это случилось, к каким последствиям привело или может привести. Если сотрудник плохо справляется со своими обязанностями, аналогично: кто именно работает, не соблюдая должностную инструкцию, к чему это приводит. Никаких рассуждений, оценок и других личных моментов в обращении быть не должно.

Как же должна выглядеть докладная записка? Образец по ГОСТу, к сожалению, предоставить невозможно, поскольку отдельного свода правил для нее нет. Существует ГОСТ Р 7.0.97-2016, который регламентирует оформление организационно-распорядительных документов компании, его можно взять на вооружение. Если применять установленные в нем принципы, будет составлена грамотная докладная записка, образец по ГОСТу, однако, в данном документе не дан, его необходимо разработать самостоятельно.

Как грамотно составить служебную записку

Но поскольку служебная записка — это официальный документ, на основании которого руководство принимает определенные решения, он должен содержать все элементы, присущие официальным бумагам:

  • по возможности оформляется на фирменном бланке либо на обычном листе формата А4;
  • справа в углу указывается должность и Ф.И.О. руководителя в дательном падеже (кому адресуется);
  • в середине — название документа;
  • информация, которую надо донести, с указанием конкретных дат, должностей и имен сотрудников, которые нарушают дисциплину или не выполняют своих служебных обязательств;
  • в конце обязательно ставится дата и подпись автора документа, желательно с расшифровкой и указанием занимаемой должности.

Директору

ООО «СпортТовары»

Григорьевой Ольге Петровне

от администратора магазина

Давыдовой Ирины Викторовны

Служебная записка

о нарушении должностных обязанностей

Довожу до вашего сведения, что 15.02.2019 г. продавец отдела детских товаров Иванов Григорий Дмитриевич проигнорировал мое задание по оформлению витрины и отказался заниматься выкладкой товара, что входит в его должностные обязанности. По этой причине оформление магазина в связи с появлением нового ассортимента оказалось под угрозой срыва.

Администратор магазина (подпись) Давыдова И.В.

15.02.2019 г.

При устройстве на работу гражданина знакомят с Правилами внутреннего трудового распорядка, существующими в организации, коллективными договорами и иными локальными нормативными актами при их наличии. Обязательно нужно ознакомить работника со всеми документами, определяющими трудовую дисциплину на предприятии, чтобы он знал, какие действия допустимы, каков трудовой распорядок, график работы и т. д.

Директору

ООО «СпортТовары»

Григорьевой Ольге Петровне

от администратора магазина

Давыдовой Ирины Викторовны

Служебная записка

о нарушении трудовой дисциплины

Довожу до вашего сведения, что 15.02.2019 г. продавцом отдела детских товаров Ивановым Григорием Дмитриевичем было допущено грубое нарушение трудовой дисциплины. После обеденного перерыва Иванов Г.Д. не вернулся на рабочее место и отсутствовал до конца рабочего дня (с 14-00 до 18-00 часов). Никаких уважительных причин своего отсутствия Иванов Г.Д. не озвучил, оправдательных документов не предоставил.

Прошу привлечь Иванова Д.Г. к дисциплинарной ответственности за нарушение трудовой дисциплины.

Администратор магазина (подпись) Давыдова И.В.

15.02.2019 г.

Некорректное поведение непосредственно нарушением дисциплины может не являться, однако это создает неблагоприятный климат в коллективе и способствует появлению конфликтных ситуаций. Служебная записка в этом случае оформляется не только в целях наказания, но в большей степени для недопущения в будущем подобных действий.

Директору

ООО «СпортТовары»

Григорьевой Ольге Петровне

от администратора магазина

Давыдовой Ирины Викторовны

Служебная записка

о некорректном поведении сотрудника

Довожу до вашего сведения, что 15.02.2019 г. продавец отдела детских товаров Иванов Григорий Дмитриевич было позволил себе некорректное поведение по отношению к бухгалтеру магазина Сениной Галине Ивановне. Иванов Г.Д. не только язвительно высказался в отношении внешнего вида Г.И. Сениной, что уже является нарушением корпоративного стиля поведения, но и добавил слова из разряда ненормативной лексики. Хочу добавить, что Иванов Д.Г. и раньше допускал грубые выражения в отношении коллег, о чем ему неоднократно делались замечания. Такое поведение нервирует коллег и мешает работе.

Прошу привлечь Иванова Д.Г. к дисциплинарной ответственности за некорректное поведение на рабочем месте.

Администратор магазина (подпись) Давыдова И.В.

15.02.2019 г.

Важно, чтобы документ попал к руководству, иначе оно не сможет привлечь к ответственности прогульщика или работника, не справляющегося со своими трудовыми функциями. Для этого служебку можно отнести лично директору или начальнику подразделения, в котором выявлено нарушение. Если начальства нет на месте, бумагу надо зарегистрировать в секретариате. Секретарь передаст ее руководителю как входящую корреспонденцию.

Действия руководителя

Любая служебная записка создается в целях информирования руководства. Ее рассмотрение — ответственность директора, его заместителя, начальника отдела, уполномоченного на то внутренними документами, уставом и т. д. По итогам разбирательства по изложенным в ней фактам руководитель принимает определенное решение. Свою волю он излагает в резолюции, которая в дальнейшем является основанием для исполнения решения руководителя.

Дисциплинарное взыскание накладывается только после получения объяснений от гражданина, в отношении которого была составлена служебка. Отказ в их предоставлении не является препятствием для принятия мер реагирования, однако данный отказ необходимо оформить отдельным актом. Также рекомендуется составить акт расследования обстоятельств случившегося в целях получения необходимых доказательств на случай последующих разбирательств с участием судебных органов (дисциплинарное взыскание может быть оспорено работником).

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:  Образец служебной записки о командировке

Автор докладной

Формально, составить такой документ может любой сотрудник, однако здесь требуется четко соблюдать субординацию. Иными словами, перешагивать через голову непосредственного начальника не стоит, а нужно подавать записку именно ему.

В свою очередь, руководитель отдела или подразделения должен направить документ уже гендиректору, если решить вопросы по обращению он самостоятельно не может. Исключением в этом случае является начальник подразделения, который вправе сразу обратиться к вышестоящему руководству.

Подав обращение, гражданину не следует ждать письменного ответа, поскольку главной реакций не поступивший документ является наложение резолюции от начальника.

Теоретически, правом составить докладную записку обладает любой сотрудник организации. Практически, при ее подаче соблюдается принцип субординации. Начальник структурного подразделения пишет докладную на имя генерального директора. Нижестоящие сотрудники должны разрешать возникающие ситуации сначала со своим непосредственным руководством.

Исключение составляет случай, когда докладная записка составляется в связи с жалобой на самого начальника структурного подразделения. В таких случаях любой сотрудник может прямо обратиться к высшему руководству.

Нормативная база

Служебная записка (СЗ) – разновидность докладной записки.

Основное отличие в том, что СЗ направляются должностным лицам, находящимся на том же уровне управления, по горизонтали.

Докладные же записки направляются вышестоящим руководителям, по вертикали.

Какие-либо обязательные правила создания СЗ или образцы в законодательстве отсутствуют. Классификатор управленческой документации содержит упоминания только о докладных, объяснительных и пояснительных записках. Нормы и инструкции по оформлению СЗ в рамках конкретного юридического лица могут быть урегулированы на уровне локального нормативного акта по вопросам делопроизводства.

Поскольку СЗ являются письменными бумагами и должны учитываться (регистрироваться) отправившим их лицом, то они служат доказательством направления какой-либо информации, запроса, сообщения о проблеме, которую невозможно решить самостоятельно. Своеобразное оттягивание времени и перераспределение ответственности.

Как грамотно составить докладную

Адресуется данный документ руководителю предприятия или конкретного отдела. Обычно, документ используется для улучшения производственного процесса или при необходимости урегулировать сложную ситуацию в коллективе.

Иными словами, обращаясь к служебной записке, работник пользуется своего способом вертикальной коммуникации, когда нужная информация от работника поступают напрямую руководителю.

Основная цель написания такого документа заключается в том, чтобы привлечь внимание начальства к проблеме и побудить его предпринять необходимые действия для ее разрешения. При определенных обстоятельствах, записка составляется и подается по инстанции, исключительно в информативных целях.

Документ является строго внутренним и за пределы компании не выходит. Несколько слов стоит сказать о цели написания документа. На самом деле, основания для составления «служебки» могут быть различными:

  1. Чтобы снять с себя ответственность о совершенном нарушении со стороны подчиненных. При поступлении такого документа, начальник не сможет предъявить претензии к гражданину в будущем.
  2. Для получения защиты. Если работник испытывает на себе несправедливость и придирчивое отношение со стороны вышестоящего персонала, то можно использовать данную форму обращения для урегулирования вопроса мирным путем. Если этого сделать не удастся, то следующая инстанция – это суд, где служебная записка может стать дополнительным доказательством.
  3. С целью исправления ситуация, связанных с нарушением производственного процесса и подлежащих урегулированию.
  4. Для повышения эффективности труда.

С учетом оснований и целей составления такой документации, различаются и виды служебных записок.

Вне зависимости от того, к какому виду принадлежит докладная, в структуре есть определенные моменты, обязательные к соблюдению. Как правило, в докладной можно выделить три самостоятельные части.

  1. Факты, события, причины, побудившие написать докладную. Эта часть должна дать читающему ответ на вопрос «Что произошло?».
  2. Соображения автора по поводу сложившейся ситуации, его предложения, варианты возможных решений.
  3. Выводы и рекомендации автора записки.

Как грамотно составить служебную записку

Такой документ составляется сотрудником, на которого она пришла. Составляют ответ после изучения документа и обсуждения видов согласования. В ответе не должны содержаться сложные речевые обороты, необходимо писать кратко и по делу. Служебную записку подписывает специалист или руководитель отдела.

Форма служебной записки определяется организацией. Однако в данном случае нужно руководствоваться РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации». Как правило, оформляется такая бумага на листе А4.

Как оформить?

При оформлении служебной записки нужно учитывать требования к внутренней документации, изложенные в ГОСТ 6.30–2003. Нормативный документ, озаглавленный как «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» предусматривает:

  • наличие заголовка, поясняющего вкратце содержание документа;
  • упоминание о приложении осуществляется с указанием его наименования, количества составивших его листов и количества его экземпляров;
  • правила расположения текста.

Справка! Содержание может быть изложено как в текстовой, так и в табличной форме.

Подробнее о том, что такое служебная записка и как ее оформить поГОСТу, читайте тут, а более детально о правилах оформления служебных записок по ГОСТу узнайте в этом материале.

Основные требования

Служебная записка призвана решать оперативные вопросы в сфере управления, при этом в нее включаются лишь те из них, которые не могут быть решены устно. Вторая особенность документа – его содержание может стать обоснованием для принятия важного решения в сфере управления, но может быть исключительно принято к сведению.

Независимо от вида служебной записки ее реквизитами должны быть:

  • название объекта управления, составившего документ;
  • дата составления;
  • название адресата – объекта, которому документ направляется;
  • его наименование, т. е. фраза «Служебная записка»;
  • порядковый номер согласно внутренней регистрации;
  • упоминание о приложенных дополнениях – если они имеются.

Составить официальную деловую бумагу можно как в письменном, так и в электронном виде. При написании первой разновидности необходимо использовать описанные выше правила.

Применительно к служебке, ее вариант в электронном виде нужно писать аналогично составленному письменно вручную.

Как грамотно составить служебную записку

Исключением будут два пункта:

  • Как грамотно составить служебную запискуадресат не указывается, ввиду того, что получателем будет тот пользователь, на чей электронный адрес была отправлена записка;
  • идентификация отправителя тоже происходит благодаря реквизитам электронного адреса должностного лица, отправившего документ. Подпись адресанта тоже может проставляться в автоматическом режиме.

Отправив электронную версию документа нужно запросить подтверждение его получения, что при определенных обстоятельствах сможет доказать время отправки.

Пример написания

Бухгалтерия Начальнику подразделения информационных технологий ООО «ЦНБТИ»

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

о необходимости ремонта компьютера

01.10.2016 №4 г. Пушкино

Как грамотно составить служебную записку

Ставлю вас в известность, что в последние две недели в компьютере, закрепленном за бухгалтером по начислению заработной платы Тимченко Людмилой Петровной, систематически происходят сбои в его работе. Компьютер находится в эксплуатации с 20 марта 2013 года и один раз подвергся ремонту.

В связи с изложенными фактами прошу произвести его ремонт, либо заменить на аналогичный.

Заместитель главного бухгалтера Вивдич Д. И.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:  Как составить договор купли-продажи мотоцикла

Подобнее о том, когда нужна служебная записка о неисправности, на приобретение или замену компьютера и как ее составить по образцу,читайте тут.

Результативность управленческого воздействия служебной записки будет зависеть от того, насколько точно соблюдены нормы закона и стандарта когда составляли документ. Несоблюдение правил не только не принесет желаемого эффекта, но и отрицательно скажется на имидже компании, организации.

Как грамотно составить служебную записку

Деловая бумага выполнит свое назначение, если содержание написанного тщательно осмыслено, а языковые требования будут соответствовать принятым нормам. В противном случае адресат проигнорирует послание, даже не уведомив работника. Рабочее время будет потеряно непродуктивно, согласованность между структурными подразделениями компании нарушена.

Служебная записка, используемая внутри компании, организации в качестве средства коммуникации, широко применяется в том случае, когда решение проблемы зависит от руководителя другого подразделения. Намного облегчит составление документа разработанная на предприятии инструкция с ее оформления.

Сейчас действует ГОСТ Р 6.30-2003 по документации, однако с 01.07.2017 он утрачивает силу, поскольку приняли ГОСТ Р 7.0.97 – 2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу».

«Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».Стандарт в общих чертах определяет особенности и нормы для конкретного объекта (в нашем случае – документация).

Новый ГОСТ содержит упоминание служебных записок (например, пункт 5.15).

Оба стандарта имеют рекомендательный характер и исполняются на добровольной основе. Однако если в локальном акте организации сделана ссылка на ГОСТ, то его необходимо соблюдать.

Вступающий в силу ГОСТ содержит более детальное регулирование, в него включены новые разделы.

Рекомендации к оформлению

4

Как и любой деловой документ, докладная записка в своей основе должна подчиняться требованиям , изложенным в ГОСТе 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ВАЖНО! Если данный документ будет составлен неверно, он может быть признан юридически недостоверным и, таким образом, потеряет силу доказательства при разрешении спорных моментов.

Внутренняя докладная записка может быть написана или напечатана на обычном листе формата А4. Специального бланка для нее не требуется. Реквизиты, которые приняты для этого вида внутренней документации:

  • название подразделения, адресующего записку – размещается в верхнем левом углу;
  • получатель записки – его ФИО (достаточно инициалов) и должность надо указать в верхнем правом углу;
  • название документа заглавными буквами посередине листа – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА (допускается расположение по левому краю поля листа);
  • ниже размещается дата в формате дд.мм.гггг арабскими цифрами – это день подписания документа;
  • короткая суть докладной;
  • содержание тремя обособленными блоками;
  • на последней строке ставится подпись автора с расшифровкой и названием должности.

Внешняя докладная записка – исходящий документ. Ее нужно составлять на фирменном бланке организации. Помимо перечисленных выше сведений, внешняя докладная должна содержать такую информацию:

  • сведения об организации-отправителе;
  • присвоенный документу номер;
  • город, в котором составлена докладная;
  • подзаголовок (пишется ниже названия документа и начинается со слов «Касательно…» или «О…»).

Остальные элементы – название документа, данные адресата, текст докладной, подпись автора – оформляются так же, как и во внутренней докладной.

Требования к внешнему виду

Служебные записки оформляются на белой или другой светлой бумаге формата А4 или А5.

По краям предусматриваются поля: правое – 10 мм, с остальных сторон – по 20 мм. В нашей стране документы создаются на русском языке.

Верхняя часть («шапка»). Вверху справа вписывается адресат СЗ (не более 4, иначе необходимо делать рассылку).

С левой стороны ниже указывается наименование бумаги, дата и номер регистрации, краткое содержание (заголовок).

Дата может быть указана как в числовом формате арабскими цифрами (ДД.ММ.ГГГГ, ГГГГ.ММ.ДД), так и с использованием слов. Регистрационный номер – порядковое числовое значение, возможно с буквенным дополнением.

ВАЖНО: Заголовок должен отражать основную суть текста СЗ, говорить, о чем бумага.

Основное содержание. В содержании записки может быть текст, таблица, анкета. Повествование обычно включает в себя два раздела: мотивировочный (основания и цели направления СЗ) и заключительный (итоги и просьбы).

Далее следует указание на приложенные к СЗ дополнения (если они имеются) и проставляется подпись лица, от чьего имени направляется СЗ.

Если служебная записка занимает более одной печатной страницы, то последующие страницы нумеруются.

Новый ГОСТ предусматривает дополнительные нормы:

  • он упоминает не только традиционные бумажные документы, но и электронный документооборот с соблюдением тех же правил по оформлению.
  • Текст. Лучше всего использовать шрифты Times New Roman, Arial, Verdana, Calibri. Размер от 12 до 14 в соответствии с выбранным шрифтом. Традиционный интервал между строчек – 1-1,5; для букв в словах – обычный; между отдельными словами – пробел (одна штука). Текст СЗ выравнивается по ширине листа.
  • Нумерация страниц проставляется вверху листа (верхний колонтитул).
  • Допускается двусторонняя печать документов с сохранением необходимых размеров полей со всех сторон.
  • Предусмотрен отступ для абзаца – 1,25 см.

СПРАВКА: так как СЗ направляется внутри одной компании, то нет необходимости проставлять на ней печать.

Когда служебная записка не соответствует правилам?

Как уже было отмечено выше, СЗ не является официальным документом, поэтому какие-либо специфические последствия для направления записок не по форме не предусмотрены.

Целью СЗ выступает получение или предоставление определенной информации коллегам по работе и единственным возможным негативным последствием оказывается отсутствие реакции на записку.

В законодательстве содержатся общие условия для обращений, при несоблюдении которых они не рассматриваются. Представляется, что они по аналогии могут быть применены и к СЗ. В частности, не получат ответа заявления:

  1. не имеющие указания на составившее их лицо (аноним);
  2. Содержащие нецензурные высказывания, оскорбления, угрозы;
  3. Не поддающиеся прочтению;
  4. Если ранее неоднократно на аналогичные запросы был дан ответ;
  5. Если при ответе придется разгласить охраняемую тайну;
  6. И другие.

Эти нормы содержатся в федеральном законе «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».Несмотря на отсутствие в законах обязательных правил для переписки посредством служебных записок, он должны составляться с соблюдением норм делового общения, правил русского языка и традиционных требований к деловым бумагам.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Adblock
detector